Foodsector low header

Beter gebruik maken van het bestaande ERP-systeem

Beter gebruik maken van het bestaande ERP-systeem

Probleem
Onlangs kregen we de vraag om te helpen bij de keuze voor een nieuw ERP-systeem. De medewerkers van deze organisatie werkten naast het ERP-systeem voor de twee productiebedrijven, ook nog eens met aparte Excel-bestanden. Hierdoor was de basisregistratie, waaronder de voorraad niet op orde. Dit leidde tot misverstanden en frustraties. Het gevoel binnen deze organisatie was dat dit kwam doordat het ERP-systeem niet voldeed. Dit was de reden dat Contakt Consulting werd benaderd om te ondersteunen bij de keuze van een nieuw ERP-pakket.

Uit de gesprekken die we vervolgens voerden, bleek dat er in het verleden bewust gekozen was om zelf in Excel oplossingen te bouwen. Dit gold voor een groot aantal registraties van onder andere planning, voorraadbeheer, bestellen van grondstoffen en verpakkingen, kostprijscalculaties, etc. De bestaande functionaliteiten in het huidige ERP-systeem bleven hierdoor onbenut, met als gevolg dat men binnen deze organisatie erg afhankelijk werd van de Excel-kennis van enkele medewerkers.

In de praktijk lijkt het soms makkelijker om bestaande, bekende oplossingen in Excel te blijven gebruiken dan deze over te zetten naar een centraal, geautomatiseerd ERP-systeem. Excel is dan ook heel flexibel, maar tegelijkertijd is dit ook het grootste nadeel. Vaak heeft iedereen toegang tot het document en kan vervolgens ook iedereen hier wijzigingen in aanbrengen. Fouten zijn snel gemaakt, zeker bij het handmatig verwerken van grote hoeveelheden data. Daarnaast is er binnen de organisatie meestal maar één medewerker die het Excel-document heeft gemaakt en weet hoe de berekeningen precies worden gemaakt. Daardoor wordt een organisatie erg afhankelijk. Het verwerken van de basisregistratie in Excel is dus geen stabiele oplossing voor grote bedrijven.

Oplossing
Uit de Quick-scan die Contakt Consulting uitvoerde, bleek dat de gewenste basisregistraties ook in het bestaande ERP-systeem konden worden opgenomen. Een advies met een concreet plan van aanpak werd gemaakt. Op basis daarvan is er gekozen om in plaats van een nieuw ERP-pakket aan te schaffen de bestaande functionaliteiten in het huidige ERP-systeem te gaan benutten. Deze verandering was aanzienlijk in de processen en werkwijze, maar minder groot dan wanneer een nieuw ERP-systeem gekozen en geïmplementeerd zou moeten worden.

Na de integratie van alle basisregistraties uit Excel naar het ERP-systeem, zijn alle goederenstroomregistraties gesloten. Hierdoor zijn de voorraadstatussen weer accuraat en is ook de traceability volledig zichtbaar in het systeem. Grondstoffen kunnen op basis van deze data automatisch worden besteld. Ook de recepturen zijn helemaal up-to-date, het verbruik kan worden afgeboekt en er kan een goede voor- en nacalculatie van de kostprijs gemaakt worden. Ook productieverliezen kunnen hierdoor ook goed in kaart worden gebracht.

Feedback van de klant
“Een nieuw systeem had een nog veel grotere impact gehad op onze organisatie. We werken al zeer lean. Zelfs met het beter gebruik maken van het huidige ERP-systeem moeten we alle zeilen bijzetten om alle processen optimaal werkend te krijgen. Onze focus ligt bijna volledig op de dagelijkse productie en werkzaamheden. Projecten komen daardoor vaak op de tweede plaats; daar blijft niet altijd voldoende tijd voor over. Een nieuw systeem had dus een nog veel zwaarder traject geweest.”

“Alle losse Excels en handmatige registraties zijn overbodig gemaakt, door het implementeren van een aantal standaard functionaliteiten van het bestaande ERP-systeem. Hierdoor is er één centraal bronsysteem ontstaan.”

Erwin Baarends – Branchespecialist Foodsector bij Contakt Consulting

Meerwaarde van Contakt Consulting
Contakt Consulting werkt onafhankelijk en we hebben dus geen belang bij de selectie van een nieuw systeem. Ook hebben we geen samenwerkingsverbanden waardoor we geen voorkeur hebben voor specifieke pakketten. Onze benadering is meer holistisch: we willen eerst de echte vraag achter de vraag (ik wil nieuw systeem) helder hebben. Op basis van de behoeften en mogelijkheden binnen de organisatie komen we met een pragmatische en werkbare oplossing.

————-
N.B. We de mogen de bedrijfsnaam van bovenstaande klant niet publiceren, op aanvraag is deze wel als referentie beschikbaar

Deze website gebruikt cookies.

Wij maken op deze website gebruik van cookies om het gebruik en de gebruikerservaring van de website te verbeteren. Lees onze privacy- en cookieverklaring voor meer informatie.