hoe-selecteer-je-succesvol-een-it-oplossing-best-value-aanpak-in-opkomst-van-contakt-consulting

Selecteer leverancier met Best Value Aanpak

Best Value aanpak in opkomst

Bij het selecteren van IT-oplossingen wordt vaak het traditionele selectieproces doorlopen. Met een afvalrace wordt de leverancier gekozen die het beste de vraag lijkt te kunnen invullen. Hierbij worden leveranciers beoordeeld op basis van eisen en wensen, presentaties, referentiebezoeken en vooral prijs. Hoe kun je de best presterende leverancier selecteren en veel gedoe voorkomen?

1.      Beschrijf het probleem in plaats van de oplossing

Als onderdeel van het selectieproces worden leveranciers getrakteerd op een (lange) lijst van wensen en eisen. De opdrachtgever wil daarmee voorkomen dat hij een oplossing krijgt, die niet voldoet. Het gebruik van de vragenlijst stimuleert leveranciers echter niet om na te denken over de oplossing. En dat terwijl de leverancier vaak meer verstand heeft van en ervaring heeft met technologie en oplossingen. Beschrijf dus niet de oplossing, maar het probleem en laat ruimte voor de leveranciers om met een oplossing te komen. Daarmee kunnen leveranciers zich beter van elkaar onderscheiden en wordt de keuze makkelijker.

2.      Selecteer op basis van een bewezen trackrecord

Een belangrijk onderdeel in de selectie van een leverancier vormt de prijs. Of we daarmee  de beste leverancier vinden die werkelijk in staat is de doelstelling te realiseren, is de vraag. Het selecteren van de leverancier met een bewezen trackrecord geeft meer zekerheid. Het trackrecord dient dan wel verifieerbaar te zijn. Daarnaast dient aangetoond te worden tot welk resultaat een oplossing heeft geleid. Op basis daarvan kan objectief bepaald worden of een aanpak meer is dan alleen mooie woorden.

3.      Beschouw de leverancier als de expert

We beogen de beste leverancier te selecteren voor het realiseren van de doelstelling. Door de leveranciers te laten bepalen wat de oplossing is en hoe deze tot stand komt, worden zij uitgedaagd om hun expertise te gebruiken en kunnen zij het verschil met concurrenten aantonen. Het beschouwen van de leverancier als expert wordt door opdrachtgevers als een behoorlijke verandering ervaren. Van de opdrachtgever wordt een faciliterende rol verwacht die de leverancier in staat stelt zijn prestatie te leveren. Ook voor de leverancier betekent dit een verandering in houding en gedrag. Niet meer wachten op aanwijzingen van de klant, maar vanuit de expert-rol het initiatief nemen en de risico’s managen tijdens de uitvoering.

4.      Interview de uitvoerenden

De belangrijkste graadmeter voor het slagen van een project vormen de mensen. Veelal komen de uitvoerenden van de leverancier pas bij de uitvoering in beeld. Om een indicatie te krijgen of het project goed wordt doorgrond, worden interviews gehouden met uitvoerenden. Dus niet met accountmanagers en pre-sales consultants. De uitvoerenden moeten het project overzien, zich verantwoordelijk opstellen voor het resultaat en de risico’s identificeren. Pas als zij het plan doorgronden en omarmen, kan een gegronde keuze voor een leverancier worden gemaakt.

5.      Ervaar de samenwerking voor gunning

In het traditionele selectieproces wordt de samenwerking met de leverancier pas ervaren na gunning van de opdracht. De teleurstelling is groot wanneer de samenwerking dan niet verloopt als vooraf is uitgesproken. Om dit te voorkomen is het ervaren van de samenwerking tussen opdrachtgever en leverancier voor gunning wenselijk. Selecteer eerst de leverancier die als beste in staat is de doelstelling te realiseren en laat die vervolgens het plan van A tot Z opstellen en presenteren. Wanneer de opdrachtgever daarmee akkoord is, kan de uitvoering starten.

Best Value aanpak in opkomst

Deze vijf succesfactoren maken deel uit van de Best Value Aanpak. Een samenwerkingsmodel waarbij de leverancier verantwoordelijkheid neemt voor het realiseren van de doelstelling van de opdrachtgever. Niet op alle terreinen uiteraard, maar daar waar de expertise van de leverancier ligt. De Best Value Aanpak is in Nederland sterk in opkomst. De eerste IT-projecten zijn op deze wijze reeds met succes uitgevoerd. Ongetwijfeld zullen er meer volgen.

Dit artikel is geschreven door René van Eijk. Hij is binnen Contakt Consulting verantwoordelijk voor het competence center Selecteren en Implementeren van Software-Oplossingen. Wil je meer over deze aanpak weten? Aarzel dan niet om contact op te nemen met René. E-mail rene.van.eijk@contakt.nl of mobiel + 31 6 55 70 74 08.