Product Informatie Management (PIM) als strategische bouwsteen voor de toekomst

Onlangs kreeg Contakt Consulting van Veris Bouwmaterialengroep (de serviceorganisatie achter de formules Bouwcenter, Bouwpunt en Stiho) de vraag om het projectmanagement op zich te nemen van de verdere implementatie van een door hen gekozen PIM-systeem. Een mooie uitdaging voor onze IT-specialisten in de bouwsector.

Uit de gesprekken die we met Veris voerden, bleek dat het nieuw gekozen PIM-systeem een vervanging was van een destijds ontwikkelde maatwerkoplossing. Deze was gebouwd voor het onderhouden van 100.000 producten, iets wat die tijd onbeperkt veel leek. Inmiddels was deze oplossing aan alle kanten uit zijn jasje gegroeid en niet alleen in aantallen. Waar de focus in het oude systeem enkel lag op de inhoudelijke informatiebehoefte voor het ERP-systeem, zou de informatie nu ook gebruikt worden voor het E-commerce platform. Omdat de initiële implementatiefase wat stroef liep, werd Contakt Consulting gevraagd de knelpunten uit de eerste fase op te lossen en vervolgens de koppelingen te leggen met het ERP-systeem en het E-commerce platform.

Digitale transformatie met het oog op de toekomst

Een volledig geïntegreerd PIM-systeem zou Veris de mogelijkheid bieden om de omnichannel strategie tot in de detail vorm te geven. Door het PIM-systeem te koppelen aan het E-commerce platform en het ERP-systeem, zou het applicatielandschap voor de toekomst worden gerealiseerd. Digitale transformatie draait uiteindelijk om het verbeteren van businessmodellen om zo competitiever te worden met het oog op de toekomst. Omdat de opdracht invloed zou hebben op verschillende delen van de organisatie, werd de projectmanager ook verantwoordelijk voor het verbeteren van de samenwerking tussen de verschillende projecten (de implementatie van PIM, ERP en het nieuwe E-commerce platform) en de Veris-leden.

Onderlinge afhankelijkheid vraagt om de juiste focus

Toen Contakt Consulting aan de slag ging, bleek de kennis van de sector en de ervaring met Product Informatie Management in de Bouw en Installatie een groot voordeel te zijn. Zoals altijd moest er worden geïnvesteerd in het opbouwen van heldere communicatielijnen met de complexe achterban van de verschillende formules en leden, maar ook met de leverancier van het PIM-systeem. Binnen Veris zelf was er sterke behoefte aan structuur, prioriteitsstelling en inzicht in de afhankelijkheden, wensen en verwachting vanuit de leden en de overige projecten.

Door de onderlinge afhankelijkheden zichtbaar te maken, het einddoel voor ogen te houden en prioriteiten op de juiste te wijze te stellen, werd het proces inzichtelijk voor de hele organisatie. De communicatie met alle stakeholders verbeterde hierdoor en er kwam er focus op het gezamenlijk te behalen doel. Door te werken binnen gemeenschappelijk opgestelde richtlijnen en het maken van harde afspraken, werd de ruis tussen diverse partijen weggenomen en kon er snel en efficiënt in korte cycli worden gewerkt.

Meer rust, structuur en controle tijdens het gehele proces

Robert Landsman, IT manager Veris gaf aan dat hij blij was met de gedrevenheid en het commitment van de projectmanager van Contakt. “Hij sprak onze taal en sloot aan op onze no-nonsense mentaliteit, maar bracht wel dat extra waardoor er meer rust, structuur en controle op het proces kwam.” aldus Robert. “Contakt Consulting is een organisatie die actief meedenkt. Met hun betrokkenheid bij initiatieven als Digitaal Stelsel Gebouwde Omgeving (DSGO) en webinars rondom het thema ‘PIM in de Bouw’ zijn zij bezig om de sector verder te helpen, onderling te verbinden en kennis te delen. Mijn plan is om ze actief te betrekken in onze strategievorming voor de komende jaren.”