Anoniem
Digitalisatiestrategie
Food
De herinrichting van het ICT-landschap voor een groeiende organisatie
Onlangs kregen we de vraag om een organisatie te helpen die de laatste 5 jaar een jaarlijkse omzetgroei van gemiddeld 15% had. Op zichzelf een hele positieve trend, maar wel met het effect dat de bedrijfsprocessen niet meer efficiënt door de bestaande ICT-systemen werden ondersteund. Dit was de reden om Contakt Consulting te benaderen om een blauwdruk te maken voor een nieuwe digitale strategie.
De processen, en daarmee het ICT-systeem, zijn 15 jaar geleden ingericht voor een organisatie tot 50 medewerkers. Dit was voldoende om de Nederlandse markt te bedienen. Het bedrijf groeide door naar een organisatie met inmiddels 300 medewerkers. Er wordt nu wereldwijd aan de retailmarkt geleverd en er zijn inmiddels drie productielocaties. Dat vereist een andere afhandeling van complexere productie- en logistieke processen. Het ICT-systeem is in de loop der jaren nooit aangepast, waardoor medewerkers hun eigen subsystemen hebben ontwikkeld. Dit gebeurde met name in Excel, maar op verschillende afdelingen werden ook allerlei andere hard- en software aangeschaft.
Door al deze verschillende, creatieve maar losstaande oplossingen, was de synergie verdwenen en werd dezelfde informatie meerdere keren vastgelegd in verschillende systemen. Het effect hiervan was een controlecultuur vanwege de vraag ‘Welke informatie is nu de juiste?’. Dit resulteerde in veel uitzoekwerk in plaats van efficiënte afhandeling van processen. Mensen raakten overbelast, het management kreeg onjuiste of onvolledige informatie of niet op tijd.
Op basis van resultaten uit een uitgevoerde Quick-scan, verschafte Contakt Consulting inzicht in de gewenste situatie. De Quick-scan bestaat uit een serie interviews door de consultant met mensen die verantwoordelijk zijn voor de processen en met mensen die de processen uitvoeren. De consultants kijken mee, waardoor zij inzicht krijgen in de situatie en de problemen die worden ervaren.
Vervolgens werd via workshops met het managementteam en de beoogde kerngebruikers van het ICT-systeem een nieuwe ICT-strategie ontwikkeld. Dit traject kreeg het thema ‘Van controle naar monitoren’. In elke workshop stond een deelonderwerp centraal. Tijdens deze fase werd in beeld gebracht wat de ICT-strategie zou gaan betekenen voor de architectuur van het nieuwe ICT- en applicatielandschap enerzijds en de aanpassingen in de organisatie anderzijds.
De organisatie verschoof van een controlecultuur waarin achteraf werd vastgesteld of alles wel klopte, naar een monitoringcultuur. Het uitgangspunt van deze nieuwe cultuur is dat processen niet meer gecontroleerd, maar gemonitord worden. Alle productie- en logistieke bedrijfsprocessen zijn digitaal ingericht en alle benodigde data wordt realtime via weegschalen en scanning vastgelegd bij de desbetreffende orders. Deze data zijn actueel zodat shiftleiders en het hoger management op elk gewenst moment gegevens kunnen bekijken en inzicht hebben in het gerealiseerde rendement. Ook is de tracking and tracing van partijen op ieder moment inzichtelijk.
“De integrale aanpak waarbij zowel de IT-kant als de bedrijfsmatige kant in kaart werden gebracht leidde tot een succesvolle nieuwe strategie. Informatietechnologie staat in dienst van de organisatie. Dat betekent dat wensen voor een nieuw systeem nauw samenhangen met gewenste organisatorische veranderingen. Het transitietraject werd door de consultants van Contakt Consult zorgvuldig en met veel inzicht geleid.”
“Door de groei van de organisatie was het automatiseringssysteem ineens achterhaald. De efficiëntie in de bedrijfsprocessen was verdwenen. Samen zijn we een traject ingegaan onder het thema ‘Van controle naar monitoren’. Met deze nieuwe ICT-strategie kunnen ze nu weer jaren vooruit”
Teun Vlastuin – Branchespecialist Foodsector Contakt Consulting
————-
N.B. We de mogen de bedrijfsnaam van bovenstaande klant niet publiceren, op aanvraag is deze wel als referentie beschikbaar