Wat is het nut van een PIM-systeem?

Veel bedrijven in de bouw worstelen met vragen als “Waar kan ik PIM-software voor gebruiken?” en “Heeft onze organisatie een PIM-systeem nodig?” In dit artikel leet u wat een PIM-systeem precies is en wat de voor- en nadelen ervan zijn, zodat je een weloverwogen beslissing kunt nemen.

Wat is een PIM-systeem?

Als je veel producten in- en verkoopt verwerk je heel veel informatie. Denk aan leverdata, voorraad, in- en verkoopprijzen, afmetingen, EAN-codes, productbeschrijvingen, afbeeldingen en webshopomschrijvingen. Deze data komt vaak via verschillende kanalen binnen, er wordt door meerdere mensen aan en mee gewerkt en de informatie wordt ook weer via verschillende kanalen (salesmedewerker, webshop) gecommuniceerd naar (mogelijke) afnemers. Voor verkoop en advies is van groot belang dat al deze data op ieder moment en via elk kanaal actueel en correct is.

Een Product Informatie Management (PIM)-systeem is software waarin alle relevante informatie over de producten van je bedrijf wordt georganiseerd. Het is de centrale plaats waar productinformatie wordt beheerd, verrijkt en gedeeld. Dit systeem is de basis waarmee bijvoorbeeld een productcatalogus gemaakt kan worden, die vervolgens online gepubliceerd kan worden of geprint en gedistribueerd naar potentiele klanten. Je webshop wordt geladen met data uit het PIM-systeem, maar het is ook de broninformatie voor het kassasysteem.

De productdata uit het PIM-systeem kan ook gedeeld worden met interne systemen zoals ERP, CRM of BI. In de PIM-software kan productinformatie worden geoptimaliseerd voor verkoop en kunnen relaties tussen producten worden gelegd, waardoor opvolging, upselling en cross-selling van aanvragen en bestellingen makkelijker wordt. Ook krijgt PIM steeds nadrukkelijker een rol binnen Building Information Modeling (BIM). De (parametrische) karakteristieken van een product worden daarbij vastgelegd in het PIM-systeem volgens ETIM (Europees Technisch Informatie Model) productclassificatie.

Wat is het verschil tussen een PIM- en ERP-systeem?

In een ERP-systeem wordt met name transactionele data beheerd, zoals data uit productieprocessen. Wat vaak ontbreekt in een ERP-systeem is het kunnen delen van verschillende vormen van productdata (webshopomschrijving, afbeelding, logo) met andere platformen. Hierdoor raakt de data versnipperd, waardoor het beheren meer tijd kost en tegelijkertijd de kans op fouten groter wordt. Met een PIM-systeem kan is veel winst te behalen op het gebied van efficiëntie, consistentie en sales.

Hoe ziet de productdata eruit bij bedrijven zonder PIM-systeem?

Binnen bedrijven die nog niet met PIM-software werken, wordt productinformatie meestal beheerd in verschillende databases en systemen. In het merendeel van de gevallen zelfs in spreadsheets zoals Excel. Dit leidt tot verschillende problemen, zoals:

• Er is geen goed totaaloverzicht binnen een bedrijf in het assortiment dat wordt gevoerd
• De productinformatie wordt per systeem anders vastgelegd wat inconsistentie kan opleveren
• De productinformatie is niet volledig
• De productinformatie is niet up-to-date
• De productinformatie is onjuist
• De productinformatie is niet geschikt om klanten tot aankoop te verleiden of is vanuit SEO-perspectief niet goed geformuleerd. Denk hierbij aan de productomschrijvingen die uit het ERP-systeem komen en alleen specificaties bevatten.
• Er kan niet op een eenvoudige en consistente manier informatie gedeeld worden met andere verkoopkanalen (distributeurs) of branchegerelateerde informatiesystemen (ETIM).

Kortom, er is niet één centrale bron of systeem in het bedrijf dat productinformatie beheert. Hierdoor worden verkoopkansen gemist, omdat de data niet klopt en het kost ook nog eens extra tijd om alles op meerdere plekken bij te houden.

Wat zijn de voordelen van een PIM-systeem?

• PIM zorgt voor efficiëntie: productinformatie hoeft maar één keer te worden ingevoerd of geïmporteerd. Raadplegen, bewerken en verrijken ervan is eenvoudig vanuit alle lagen van het bedrijf. Deze werkwijze bespaart tijd en kan de “time tomarket” van nieuwe producten aanzienlijk verkorten.
• PIM zorgt voor altijd correcte, eenduidige en up-to-date data in het PIM-systeem en de daaraan gekoppelde kanalen, zoals de webshop. Er kan door medewerkers, leveranciers en afnemers op vertrouwd worden dat iedereen dezelfde data heeft en dat deze juist is.
• PIM-software stimuleert de verkoop: het heeft functionaliteiten waarmee productomschrijvingen kunnen worden geoptimaliseerd voor SEO-toepassingen, die de online vindbaarheid vergroten, er kunnen verkoopteksten aan toegevoegd worden en het geeft inzicht in productrelaties waardoor upselling en cross-selling makkelijker wordt.

Wie zou in de bouwsector geholpen zijn met een PIM-systeem?

Iedereen die te maken heeft met het produceren, verzamelen en communiceren van productdata. Dit zijn bijvoorbeeld fabrikanten van bouwproducten, maar ook groothandels die via veel verschillende kanalen grote stromen productdata moeten verwerken en communiceren. De informatie in het PIM-systeem is voor praktisch alle medewerkers de basis voor hun werkzaamheden. Denk aan inkoop- en verkoopmedewerkers, marketing- en salesmanagers, ICT-ers en kwaliteits- en productmanagers.

Doe de online test!

Wil je weten of je een PIM-systeem nodig hebt? Doe dan de test! In 3 minuten helpen we je een antwoord te vinden en te bepalen of de voordelen van een PIM-systeem ook voor jou van toepassing zijn.