De Gouden Tip van Vince Niesert, adviseur en projectmanager in de logistieke automatisering “Sta waar je voor staat.”

Dit is het tweede interview uit een serie met professionals uit ons netwerk, waarbij elke keer het stokje wordt doorgegeven aan een expert die is aangesloten bij Contakt Consulting. Dit keer is het de beurt aan selectie & implementatie consultant Vince Niesert. Hij ziet wat passende software en Agile methodes kunnen doen in logistieke omgevingen, en gebruikt die kennis om verbeteringen door te kunnen voeren bij bedrijven als VolkerWessels.

Waarom ben je consultant in de logistieke automatisering?

“Van huis uit ben ik bedrijfskundige. Ik had in verschillende functies te maken met logistieke verbeteringsprojecten. Negen van de tien keer draaide het daarbij om software, bijvoorbeeld om de planning te verbeteren. Toen ik zag hoeveel effect dat had, ben ik overgestapt naar de automatiseerderskant. Ik help bedrijven bij het selecteren en implementeren van hun logistieke software. Het gaat dan om bedrijfsbrede software als ERP, maar bijvoorbeeld ook om optimalisatie-pakketten voor warehouse management, transport management, productieplanning of ritplanning. Goede planningssoftware kan leiden tot noemenswaardige efficiencyverbeteringen, en met een barcodesysteem kun je naast efficiency voordelen, vaak faalkosten of de kans op voorraadverschillen beperken.

De proceskennis die ik in mijn oude rol nodig had, blijkt een grote meerwaarde te hebben in de projecten die ik nu doe. Het maakt nogal uit of je bij Akzo of Philips werkt want dergelijke bedrijven kunnen, afhankelijk van de productgroep, qua logistieke typologie verschillen. Deze verschillen in logistieke typologie vind je ook terug in de verschillende software oplossingen. Door de krachtigste elementen van verschillende projectmanagement methoden, waaronder Agile, situationeel te combineren, kan ik veel flexibeler inspelen op klantsituaties. De opdrachtgever hoeft dan niet eenmalig een vast doel voor 2 of 3 jaar te definiëren, maar kan tussentijds inspelen op wisselende inzichten.”

Wat is de grootste uitdaging in je vak?

“Mijn klanten hebben vaak weinig ervaring met het selecteren en implementeren, waardoor ze een heel ander beeld hebben van de doorlooptijd, de kosten en de manier waarop je dat aanpakt. Je moet echt methodisch een aantal stappen doorlopen om te zorgen dat ze krijgen wat ze nodig hebben. Dat vergt tijd, maar uiteindelijk krijg je aan de achterkant terug wat je er aan de voorkant in stopt. Doe je het niet goed, dan kan een bedrijf zomaar failliet gaan. Doordat de goederenstroom stokt bijvoorbeeld.

Vorig jaar had ik een klant die eigenlijk wel vond dat hij klaar was om live te gaan. De software was gekozen en enigszins getest, maar ik vond echt dat we nog een week of acht nodig hadden om de computers klaar te maken, meer te testen en het personeel te trainen. Na heel veel getouwtrek ging de directeur uiteindelijk akkoord. Dat was maar goed ook: er bleken nog fouten in het factureringsproces te zitten. Met honderden facturen per dag zou dat ze enorme problemen hebben opgeleverd.”

Als je je vak in 1 beeld moet vangen, wat zou dat zijn en waarom?

“Om te weten wat de klant echt nodig heeft, heb je een goede procesbeschrijving nodig. Ik vergelijk het vaak met het kopen van een auto: als je naar een verkoper gaat en vraagt om een auto met airconditioning, kan hij je bijna elke auto verkopen. Maar als je eigenlijk een auto zocht waarin je de temperatuur op een halve graad nauwkeurig kan afstellen, of waarin de temperatuur voor de bijrijder en de chauffeur anders kan zijn, dan had je climate control nodig. Dat hebben veel minder auto’s. Vraag je er niet om, dan krijg je die ook niet.

Vaak zeggen opdrachtgevers ‘Jij bent de expert, jij weet toch wel wat we nodig hebben?’. Maar zo werkt het niet. Om erachter te komen aan welke eisen de software moet voldoen, moeten medewerkers maandenlang heel gestructureerd beschrijven wat ze doen, hoe ze willen werken, welke informatie ze daarvoor nodig hebben en wie waarvoor verantwoordelijk is. Dan krijg je een soort blokkenschema. Pas als we dat in beeld hebben, kunnen we verder.”

Wat was de belangrijkste les in je carrière?

“Dat zijn twee dingen eigenlijk. Toen ik nog logistiek manager was, ging ik ooit naar de directeur om te vertellen dat ik niet tevreden was over de ICT-partner die ons begeleidde. Hij hoorde me aan, en zei dat ik gelijk had, maar dat er één probleem was: ik stond daar alleen. Ik had de rest van de werkgroep moeten meenemen.

Daarnaast heb ik moeten leren dat besluiten niet in, maar vóór de vergadering worden genomen. De vergadering is maar een hamerstuk. Je moet zorgen dat de stakeholders van te voren individueel goed geïnformeerd zijn – ze informeren over de status van het project, de risico’s, de voors en tegens, uitvinden waar hun belangen zitten. Dat voorkomt vergaderingen met hele rare discussies die alle kanten op gaan. Je leert ook rekening te houden met andere factoren, soms irrationeel – dingen die te maken hebben met de positie van mensen en dergelijke. Je moet je van te voren afvragen hoe je hen benadert, hoe je zendtijd bij ze krijgt. Soms kan dat via een app-je, soms moet je echt tijd claimen via een secretaresse.”

Wat is je Gouden Tip voor een collega?

“Sta waar je voor staat. Als projectmanager moet je standvastig zijn, maar niet star. Je moet open blijven staan voor wat er om je heen gebeurt, maar als je weet waar je het over hebt, moet je je daar aan vasthouden. Jij bent de expert, daarom huren ze je in. Stel voorwaarden om het goed te kunnen doen. Als je je door alle winden laat meewaaien, krijg je een slecht project. Ik heb vaak werk moeten overnemen van mensen die niet met de vuist op tafel konden slaan.

Als consultant houd je opdrachtgevers een spiegel voor, het zijn vaak toch slecht nieuws boodschappen die je brengt. Als je dat met respect en een goede toonzetting doet, wordt dat enorm gewaardeerd. Wees kritisch maar fair. Directeuren hebben niet altijd mensen om zich heen die dat durven. Als je laat zien dat je dat doet om ze verder te helpen, luisteren ze. Eerst moet je piketpaaltjes slaan, maar daarna worden ze soms vrienden voor het leven.”