De opkomst van PIM gaat snel. Je hebt de term ongetwijfeld al eens voorbij zien komen. PIM staat voor ‘Product Informatie Management’ en is software die alle gegevens rond de producten beheert, controleert en verdeelt, inclusief alle productspecificaties als gewicht, maten, beoordelingen, beschrijvingen, certificeringen enz. Vaak worden al deze gegevens nog bijgehouden in Excel en ziet men vooral op tegen het overstappen naar een PIM systeem. Excel werkt toch ook prima? 

In dit artikel zetten we de voordelen van een PIM op een rijtje en kijken dan naar het verschil met het bijhouden van data in Excel. 

PIM als multi-channel marketingsoftware

Een PIM systeem kan geïntegreerd worden met webshopplatforms zoals Shopify, WooCommerce of Magento, maar ook met andere softwaresystemen en gegevensbronnen. Het PIM-systeem functioneert als multi-channel marketingsoftware waarmee men de controle over alle facetten van iemands e-commercestrategie kan behouden en behouden. Een van de belangrijkste voordelen van PIM is de mogelijkheid om informatie samen te voegen in verschillende vormen. Verschillende platforms eisen een strikte naleving van hun persoonlijke catalogusstructuur, bijvoorbeeld om de merkidentificatie vast te houden en een uniforme en consistente klantervaring te bieden.

Een PIM heeft de mogelijkheid om automatisch diverse informatie naar verschillende kanalen te sturen. Wanner je PIM in e-commerce toepast, zorgt het PIM-systeem ervoor dat (product)gegevens voor een marketingteam goed beschikbaar is. Een PIM biedt ook eersteklas rapporten over de inhoud van de gegevens, evenals een geschiedenis van wijzigingen, waardoor teamleiders ruimte hebben om bewerkingen en wijzigingen in bijvoorbeeld een catalogus bij te houden.

Kenmerken van PIM

Productinformatiemanagement (PIM) is belangrijk in deze tijd waar informatie breed gedeeld wordt. We noemen een aantal belangrijke kenmerken van een PIM:

1. Een PIM maakt het importeren en delen van gegevens eenvoudig

Het importeren en delen van informatie is een van de meest essentiële aspecten van PIM, vooral wanneer gegevens op verschillende manieren opgeslagen en gebruikt worden. Je hebt ongetwijfeld wel eens in verschillende databases moeten zoeken om specifieke gegevens voor een project te vinden, toe te voegen of te vervangen. Een PIM-systeem maakt dit aanzienlijk makkelijker en overzichtlijker. Wanneer er behoefte is om snel informatie aan klanten te verstrekken, zal een PIM de wachttijden aanzienlijk verkorten. Op deze manier kan men klanten behouden die niet willen wachten op de informatie die ze nodig hebben.

 2. Een PIM helpt om gegevens per kanaal te bekijken

Soms wil je de mogelijkheid hebben om gegevens te bekijken die op verschillende kanalen wordt verstrekt, zonder dat je al die verschillende kanalen af hoeft te lopen. Met een PIM-systeem krijg je inzicht in waar welke gegevens gedeeld worden via een slim functionerende zoekmachine.

 3. Een PIM biedt mogelijkheden voor bulkbewerking

Wanneer je weet welke informatie op welk kanaal gedeeld wordt, kan de inhoud ook eenvoudig aangepast worden. PIM biedt mogelijkheden voor bulkbewerking, zodat je gemakkelijk alles cumulatief kan bewerken. Stelt je eens voor hoeveel tijd je daarmee bespaart. Het gebruik van dit soort functies helpt ook om de consistentie in informatie te behouden. Als je bijvoorbeeld recentelijk een rebrandingfase hebt doorlopen, moet je gegevens op diverse kanalen bewerken om alles op één lijn te houden. Bij afwezigheid van deze tool moet je al die kanalen één voor één bezoeken. Dit is in de meeste gevallen niet mogelijk, waardoor bepaalde inhoud op verschillende sites inconsistent is. Voor e-commerce heeft u een dergelijke functie absoluut nodig voor uw productcatalogus.

4. Een PIM maakt gegevens klaar voor de gewenste kanalen

Het voorbereiden van gegevens voor alle gewenste kanalen is ook niet eenvoudig als je gegevens hebt opgeslagen in verschillende databases. Digital asset management is vaak één van de functies van PIM om dit voor je te regelen. Bijvoorbeeld voor het wijzigen van video’s, afbeeldingen of gebruikershandleidingen. Met PIM heb je toegang tot al deze bestanden, zodat je ze klaar kunt zetten voor datgene waarvoor je ze wilt gebruiken. In enkele gevallen kan dit betekenen iets moeten worden getransformeerd voor het beoogde doel, bijvoorbeeld het bijsnijden, vergroten/verkleinen of roteren van afbeeldingen.

 5. PIM helpt bij het maken en beheren van categorieën

Het beheren en organiseren van gegevens over producten die men via e-commerce aanbiedt, kan overweldigend worden als PIM niet wordt ontworpen met de organisatie in gedachten. De mogelijkheid om categorieën aan te maken en te beheren is een eerste prioriteit, zodat gegevens efficiënter kunnen worden opgeslagen op plaatsen waar ze gemakkelijk te vinden en ook te bewerken zijn. Door al je gegevens op een specifieke plaats op te slaan en te categoriseren met behulp van de kanalen waar je de informatie plaatst, biedt dit structuur aan je organisatie. Als een marketingmedewerker productinformatie plaatst, moeten deze zich bewust zijn van waar het naartoe gaat en hoe het moet worden beheerd. Het ordenen van producten is ook essentieel voor een online winkel. Het kan zijn dat je productinformatie op verschillende locaties wilt delen om je klantenbestand te vergroten. Met een PIM-systeem is dit eenvoudig voor te bereiden.

6. Een PIM ondersteunt analyses

Door middelen van analyses en rapportages zet je campagnes door of stuur je een organisatie bij waar nodig. Ook in een PIM-systeem zitten analyse modules die heel gemakkelijk worden opgebouwd via machine learning. Zo zie je meteen wat er aan de hand is en kan je onmiddellijk actie ondernemen om een probleem op te lossen. Dit brengt enorme voordelen met zich mee, bijvoorbeeld bij het monitoren en bewaken van hoe goed producten online presteren. Eenvoudig te lezen rapportages laten precies zien welke acties moeten worden ondernomen.

7. Een PIM-systeem helpt bij het beheer van governance op wereldschaal

Naarmate een bedrijf over de wereld begint uit te breiden, moet er grip gehouden worden op informatie, ook om boetes voor overtredingen te voorkomen. De mogelijkheid hebben om je informatie op één locatie aan te passen is wat PIM zo’n waardevol en uniek hulpmiddel maakt. Voor internationale organisaties kun je een functie toevoegen waarmee je global governance actueel kunt beheren. Door bijvoorbeeld consistent de juridische kant van de informatie bij te houden, voorkom je dat u te maken krijgt met boetes of rechtszaken.

PIM of Excel?

Maar hoe verhouden PIM en Excel ze zich nu echt als we het hebben over het beheren en overzien van productgegevens?

Beheer van productgegevens

Werken zonder gebruik te maken van PIM impliceert bijna altijd verspreide productgegevens over verschillende Excel-spreadsheets en veel tijdverspilling om precies te vinden wat je zoekt. PIM stelt je in staat om de up-to-date versie van al je productgegevens op één zeer gemakkelijk toegankelijke plaats te beheren.

Beheer van digitale activa

Ooit geprobeerd een afbeelding op te slaan in een Excel-spreadsheet? Het loopt bijna nooit goed af. PIM heeft DAM-mogelijkheden die onbeperkt zijn, waardoor alle multimedia en bestanden veilig en ook up-to-date gehouden worden. Ook kunt je eenvoudig afbeeldingen, video’s, afbeeldingen en bestanden op een specifieke plaats beheren die direct gekoppeld is aan je producten.

Geavanceerde filtering

Geavanceerde filtering in Microsoft Excel vereist specialistische kennis. Met PIM kun je gemakkelijk filteren op verschillende attributen en voorwaarden om precies te vinden wat je zoekt.

Bulkbewerking

Gegevensformaten en vereisten voor verschillende kanalen en retailers veranderen vaak. PIM geeft je de vrijheid om snel en op grote schaal bulkbewerkingen uit te voeren in je productgegevens. Excel zorgt er vaak voor dat uitglijders onopgemerkt blijven, en uitglijden kan erg kostbaar zijn.

Voltooiing volgen

Simpel gezegd is Excel niet gemaakt voor het verspreiden van content. Met PIM heb je een centrale locatie om gegevens voor een bepaald kanaal te bewaken en te overzien.

Samenwerking

Georganiseerde en gestructureerde samenwerking kan erg moeilijk zijn bij het gebruik van Excel-spreadsheets. Met PIM kun je personen rollen geven en machtigen tot verschillende aanpassingen. Tevens kan het hele team tegelijkertijd aan en met de productgegevens werken.

Variaties

Vrijwel alle producten hebben op zijn minst een variatie en Excel biedt geen manier om ze snel te identificeren. Door gebruik te maken van PIM, zijn variatiegroepen zichtbaar, zeer gemakkelijk toegankelijk en direct te bewerken.

Relaties

Excel heeft gewoon niet de capaciteit om relatiekenmerken te verwerken en te beheren. Veel producten worden idealiter samen gekocht en voor elkaar gemaakt. Met PIM kunt u dat gemakkelijk beheren door producten die complementair zijn aan elkaar eenvoudig te koppelen of u kunt zelfs ‘veel-op-een’-relaties aangaan.

Interface

Het lijdt geen twijfel dat bij de hele dag naar spreadsheets staren maar weinig mensen geïnspireerd worden. Het hebben van een spontane en visueel aantrekkelijke gebruikersinterface om mee te werken is absoluut een game-changer. Waarom probeer je PIM niet eens? Je ogen zullen je er dankbaar voor zijn. In een mum van tijd kom je er snel achter dat PIM de juiste software voor jou is.

Gratis shortlist van 5 PIM-leveranciers

Een keuze maken voor een PIM-systeem is vaak niet eenvoudig, te meer omdat dit vaak niet tot uw dagelijkse werkzaamheden behoort. In samenwerking met PIMVendors.com hebben we een vragenlijst opgesteld waarmee we u helpen met het vinden van een antwoord welk PIM-systeem bij uw organisatie past. De vragenlijst bevat 50 vragen die efficiënt en effectief bepalen welke PIM-oplossing het beste bij je organisatie past. Onze enquete past zich automatisch aan je antwoorden aan en na een gratis 1-op-1 gesprek met een inhoudelijke expert ontvang je jouw onafhankelijke en persoonlijke shortlist. Start de test hier.

Heeft u nog vragen over de voordelen van een PIM-systeem in uw specifieke geval? Neem contact met ons op! Onze onafhankelijke experts zoeken graag uit hoe en welk PIM-systeem het beste past bij je ambities.