Duidelijke retail-route naar de toekomst met ICT en data als basis

Onze klant is een grootschalig ketendigitaliserings vernieuwingsprogramma gestart waarin legacy ICT-systemen worden vervangen, SaaS leidend is en de mobiele consument maximaal wordt bediend. En ondertussen moet de verkoop gewoon doorgaan! Wij zijn ingeschakeld om de roadmap naar de toekomst uit te tekenen en de voortgang van de vernieuwing mede te bewaken.

Highlights van de opdracht

• De huidige en toekomstige behoeften van de business zijn leidend voor het “To Be IT” landschap;
• Ter ondersteuning van de Business Strategie is een ICT Strategie nodig alsmede een ontwerp van een flexibel en duurzaam ICT-landschap;
• Risicobeheersing van de uiteindelijke ERP-transitie door delen van de huidige ERP- functionaliteit   vooraf onder te brengen in andere, beter geschikte applicaties en daardoor de transitie van het ERP te vereenvoudigen;
• Te selecteren applicaties moeten voldoen aan de strategische ICT-uitgangspunten en passen in het gewenste ICT- landschap.

De uitdaging van onze klant

De Retail wereld is uitermate concurrerend. De concurrentiestrijd wordt op meerdere fronten uitgevochten: met innovatie (zelf scannen, betalen met je smartphone, aanbiedingen op maat, lokale acties), on-line shopping, promoties, locaties, omzet per m2, kosten, productiviteit, prijs/kwaliteit en assortiment. Dat vraagt om flexibele ICT die enerzijds robuust is om de dagdagelijkse operatie optimaal te ondersteunen maar waarmee ook adequaat kan worden ingespeeld op nieuwe ontwikkelingen en nieuwe klant-journeys.

Zoals bij alle retailers worden doorlopend nieuwe initiatieven gelanceerd waarvoor nieuwe applicaties of aanpassingen en integraties noodzakelijk zijn. Door de veelheid van lopende en nieuwe initiatieven krijgen vooral vervangingen van legacy systemen te weinig focus, en ontstaat er een IT landschap dat steeds complexer wordt en zich ook steeds moeilijker kan aanpassen aan de nieuwe wereld en steeds maar veranderende klant-journeys. Bovendien is bij nieuwe initiatieven vooraf meestal onvoldoende nagedacht over de impact van de projecten op het totale ICT-landschap en zorgt dit vaak voor vertraging en extra kosten.

De operatie stond voor de uitdaging om een duidelijke route naar de toekomst uit te stippelen met agendering en prioritering van innovaties met een zware IT component en van verbeteringen van de huidige processen en systemen rondom zelfscanning, promoties, assortiment en lokale acties.

De oplossing van Contakt Consulting

Contakt Consulting doorliep samen met haar klant een gestructureerd en stapsgewijs proces om te komen tot een meerjarige ICT-strategie en een ontwerp van het toekomstige applicatielandschap. Er zijn duidelijke keuzes gemaakt om voor SaaS first te gaan en o.a. hoe om te gaan met masterdata, integraties, data-analyses en rapportages. De daaropvolgende applicatieselecties van applicaties zijn veel meer ingestoken vanuit de gewenste situatie en best practices van leveranciers en niet meer minder vanuit de traditionele beschrijving van eisen en wensen.  Daardoor is het ook mogelijk om dichter bij de standaard te blijven en aan te sluiten op de SaaS uitgangspunten. Tevens is gezocht naar de meerwaarde van de leveranciers als partner waardoor hun kennis en ervaring beter kan worden benut en de nieuwe mogelijkheden van de oplossingen (bijv collaborative, IOT en AI) sneller kunnen worden ingezet

Impact van de overeengekomen oplossing

– Dankzij de heldere ICT-strategie en de roadmap voor de komende 3 jaren is er rust en inzicht gekomen op de projectkalender voor ICT.
– De slagvaardigheid en productiviteit van ICT- projecten zijn aanmerkelijk verhoogd.
– Duidelijke planning van de grotere business projecten waarbij ICT-systemen een belangrijke rol spelen.
– Via een breed en periodiek Projectmanagement overleg met vertegenwoordigers vanuit alle disciplines is een beheersbaar proces tot stand gekomen voor voortgangsrapportages en aanpassingen aan de roadmap. Door duidelijke focus en prioritering van de roadmap worden projecten minder verstoord en vertraagd.
– Selectietrajecten worden meer vanuit strategisch perspectief benaderd, onder meer kijkend naar de meerwaarde van de leverancier als expert. Dit in plaats van bewerkelijke en tijdrovende selectietrajecten met lange vragenlijsten met eisen en wensen.
– Mogelijke oplossingen (long list) worden al op basis van een aantal fundamentele business criteria en onderscheidende ICT uitgangspunten gereduceerd tot een beperkt aantal oplossingen. Daardoor minder belasting van de eigen organisatie maar ook van de leveranciers.