Headerbeeld proccesen rondom PIM

Hoe organiseer je een PIM-proces?

Hoe organiseer je een PIM-proces?

Constante druk om beter en tegen lagere kosten te presteren, leidt tot verregaande digitalisering van de bedrijfsvoering. In de bouw jagen de ontwikkelingen rondom BIM, UOB en ETIM productclassificatie deze trend nog verder aan. De basis voor succes begint onder andere bij continu actuele, accurate, beheersbare en toegankelijke digitale productinformatie. Een tool waarmee bedrijven dit kunnen realiseren is een Product Informatie Management-systeem (PIM).

In dit artikel pleiten we ervoor om eerst stil te staan bij de wijze waarop het beheer van productgegevens binnen de organisatie wordt ingericht. Daarom zullen we ingaan op de factoren die belangrijk zijn bij het beantwoorden van de vragen Waarom? Wat? en Hoe?


Product Informatie Management in een notendop

Hoogwaardige productinformatie moet zo gecreëerd en onderhouden worden dat alle data op dezelfde wijze wordt ingevoerd en via verschillende platforms altijd actueel en juist is. Ook moet data makkelijk te vergelijken zijn. Dat kan alleen als data op dezelfde wijze wordt weergegeven. Op het moment dat data door verschillende mensen via verschillende systemen wordt ingevoerd en onderhouden, ontstaan verschillen. Niet alleen in het gebruik van hoofdletters, punten en afkortingen. Maar belangrijker nog is de verrijking van data met bijvoorbeeld technische productkenmerken, digital assets, verkoopargumenten of toepassingsinformatie. De ene medewerker kan de lengte van een product in het ene systeem invoeren als 0,0041 kg en in het andere systeem 41 g. Of nog erger 0,004 kg en 41 g. Dit blijkt een grote uitdaging voor veel bedrijven. In veel gevallen is een PIM-systeem een oplossing. Voor meer informatie over Nut en noodzaak van een PIM systeem verwijs ik graag naar het artikel van Chris Jobse.


Waarom PIM?

Bij het invoeren van Product Informatie Management binnen een organisatie is de eerste stap het helder krijgen van het waarom. Welke voordelen levert het op, nu en in de toekomst? De weg naar hoogwaardige productinformatie kan lang zijn. Anticipeer daarom goed op de te verwachten ontwikkelingen. Uiteindelijk gaat het natuurlijk om het verbeteren van de concurrentiepositie en winstgevendheid.

Goede productinformatie helpt bij:

  • Verbeteren van het verkoopresultaat
    • Door het aanbieden van consistente informatie tijdens alle klantcontactmomenten ontstaat een betere merkbeleving
    • Door beter geïnformeerde koopbeslissingen ontstaat een hogere conversiegraad en zijn er minder retouren
  • Verhogen effectiviteit en efficiency van de bedrijfsprocessen
    • Verminderen van procesfouten
    • Door het direct aanwezig zijn van volledige en juiste informatie minder handmatig ingrijpen en ad-hoc communicatie nodig
  • Verbeteren van de samenwerking in de keten
    • Door het adopteren van (branche)standaarden op het gebied van de definitie en uitwisseling van productinformatie

Welke van deze factoren zijn voor jou relevant? Deze factoren zijn kansen voor je bedrijf die met behulp van PIM gerealiseerd kunnen worden. Hiermee wordt PIM een investering in plaats van een kostenpost.

Wat heb je nodig?

Als duidelijk is welke voordelen Product Informatie Management voor jouw organisatie heeft, is het tijd om gedetailleerd te kijken naar de productinformatie zelf. Probeer hierbij de volgende vragen te beantwoorden:

  • Om welke gegevens gaat het nu? Groepeer de gegevens op een logische manier analyseer ze per groep.
  • Wie zijn de gebruikers van deze gegevens?
  • Hoe belangrijk zijn deze gegevens (voor de gebruikers)?
  • Hoe verkrijg ik deze gegevens? Wellicht bij mijn leverancier of via een datapool?
  • Welke inspanning is nodig om deze gegevens te verkrijgen?

Deze analyse stelt je in staat om een beeld te krijgen van de benodigde beheerinspanning en de prioriteiten bij het opzetten van de beheerorganisatie.

Hoe gaan wij PIM organiseren?

Als het waarom en wat helder is, denk je na over hoe je de opbouw en het onderhoud van productdata gaat organiseren. Of beter: hoe integreren wij dit binnen onze organisatie? De volgende vragen helpen je daarbij:

  • Qua organisatie
    • Beleggen we een aparte functie voor deze activiteit? Organiseren wij dit (volledig) centraal of (gedelegeerd) decentraal?
    • Wat zijn de taken binnen deze functie?
    • Onder welke C-level functie valt deze afdeling?
  • Qua processen
    • Welke processen worden geïntroduceerd of beïnvloed door de introductie van PIM?
    • Hoe borgen we de (product)datakwaliteit?
    • Hoe meten we de prestatie?

De uitkomst verschilt per bedrijf, daarom is er niet één algemeen advies te geven. Wel kunnen we met behulp van de inzichten in onderstaande alinea’s wat meer uitleg en richting voor de praktijk geven.

De PIM-grondvorm

Eén van de belangrijkste PIM-processen is: itemcreatie. Dit is de (initiële) aanmaak van een product, waarbij een productcode wordt toegekend en de productkenmerken worden vastgelegd. De aard van dit proces verschilt afhankelijk van uw positie in de bedrijfskolom.

Bij producenten wordt dit proces gedreven vanuit engineering. Itemcreatie start dan ook vaak binnen een PLM-systeem (Product Life Cycle Management) en stroomt daarna door naar het ERP-systeem en PIM-systeem (zie onderstaande figuur).

Bij handelaren wordt itemcreatie gedreven vanuit assortimentsbeslissingen en worden de productgegevens (idealiter) vanuit de producent aangeleverd. Ook hanteren handelaren in toenemende mate een longtail-strategie. Dit resulteert vaak in de keuze om de itemcreatie te starten in het PIM-systeem (zie onderstaande figuur).

Deze keuze waar het product ontstaat heet de PIM-grondvorm. Hoewel er allerlei redenen kunnen zijn om van dit model af te wijken, biedt het in de meeste gevallen houvast voor het maken van een gegronde keuze.

De componenten van productgegevens

Een ander belangrijk inzicht dat behulpzaam kan zijn bij het inrichten van de PIM-organisatie is het besef dat productgegevens uit twee verschillende componenten bestaan:

  • Metadata
  • Operationele data

In metadata worden het formaat en de structuur van de gegevens vastgelegd, bijvoorbeeld:

  • Productstructuren, zoals een navigatiestructuur of productclassificatie
  • Welke attributen (velden) van een product vastgelegd worden
  • Aan welke voorwaarden (regels) de waarden van deze attributen moeten voldoen

De operationele data beschrijft het product zelf, dit is alles wat je invult.

Voorbeeld: de beslissing om voor een producttype de diameter vast te leggen en dit vast te leggen in gehele millimeters is metadata. 15 mm voor een specifiek product is operationele data. Dit onderscheid is belangrijk, omdat:

  • Metadata zeer statisch van aard is en (daarmee) relatief weinig onderhoud nodig heeft. Dit in tegenstelling tot operationele data.
  • Metadata wel beheer vergt. Dit beheer is meer gericht op het waarborgen dat de gedefinieerde metadata consistent en juist wordt toegepast.
  • De impact van metadata zeer groot is op de kwaliteit van de productdata.
  • Metadata vooral veel denkwerk vergt en operationele data vooral veel doe-werk.
  • Het vaak voor de hand ligt om operationele data decentraal te beheren, terwijl de aard van metadata juist pleit voor een centraal beheer.

Met deze input kun je richting geven aan de organisatie van een PIM-proces. Het uiteindelijke doel is om als bedrijf minder tijd te spenderen aan enerzijds het creëren en actueel houden van productinformatie. Anderzijds wil je een betere klantenbinding creëren door de kansen op fouten en daarmee overlast voor de klant, zo klein mogelijk te houden. Het opzetten van een PIM-systeem vergt in de basis veel voorbereiding, maar dit brengt na de implementatie het veelvuldige op.

Heeft u vragen of heeft u  hulp nodig bij het organiseren van processen rondom PIM? Neem vrijblijvend contakt met ons op!

 

Deze website gebruikt cookies.

Wij maken op deze website gebruik van cookies om het gebruik en de gebruikerservaring van de website te verbeteren. Lees onze privacy- en cookieverklaring voor meer informatie.