Samenwerken is mensenwerk. Digitaal samenwerken ook, want data en technologie zijn zo effectief als wij deze zelf toepassen. En dat valt niet altijd mee. Omdat het werken met data en technologie complex kan zijn, worden er verschillende digitale stelsels ontwikkeld die het ons makkelijker maken. Door met elkaar afspraken te maken over standaarden, taalgebruik en wie wat mag zien. In een masterclass op het Ketenstandaard Congres ‘Van Idee tot Bouwwerkdossier’ op 23 maart 2023 hebben we onze visie gegeven hoe je voor jouw eigen organisatie tot een stappenplan kunt komen.

Samen digitaal optrekken, om bedrijven en organisaties binnen de bouwbranche slimmer en sneller te maken. Steeds meer bouw- en installatiebedrijven werken met data en digitale systemen, dat ook in volume sterk toeneemt. De behoefte om heldere inzichten te krijgen neemt toe, maar de samenhang tussen de bronnen van verschillende ketenpartners ontbreekt nog vaak. De systemen ‘praten’ onvoldoende met elkaar. Tel daarbij op dat we een flinke uitdaging hebben om de klimaatdoelstellingen in de gebouwde omgeving te behalen en dat de huidige productiviteit van de keten te wensen overlaat.

Mens, Proces en Data

Bij digitaal samenwerken staat centraal welk ‘informatieprofiel’ de organisaties met elkaar overeenkomstig hebben. Een dergelijk profiel is de basis waar iedere partij in de samenwerking bij gebaad is. Een voorbeeld uit de B&U staat in de figuur en is exemplarisch voor andere delen in de sector.
Om deze gezamenlijke basis te realiseren, toepassen en onderhouden is het van belang alle aanpassingen in alle betrokken organisaties in een vergelijkbaar kader te plaatsen.

Om deze gezamenlijke basis te realiseren, toepassen en onderhouden is het van belang alle aanpassingen in alle betrokken organisaties in een vergelijkbaar kader te plaatsen.

Mens, proces en data (&technologie) is een vorm die daar uitstekend voor geschikt is. Als iedere organisatie met elkaar dezelfde stappen doorloopt om mens, proces en data op een hoger niveau van volwassenheid te brengen ontstaat er een stabiele vorm van samenwerking.

Het Stappenplan

Het stappenplan om digitaal werken, zowel zelf als samen, vorm te geven bestaat uit zes stappen. 

Op hoofdlijnen gaan de zes stappen over het benoemen van de verbindende doelstelling tot en met het formaliseren van een gezamenlijke agile roadmap. Die verbindende doelstelling kan zoiets zijn als ‘een gezamenlijk informatieprofiel van het bouwwerk tijdens beheer en onderhoud’.

Als het doel globaal benoemd is moet de aansluiting gezocht worden bij de individuele en sectorbrede strategische thema’s. Een goede toets daarbij is of er ook al ontwikkelingen zijn op dat gebied. Als er geen ontwikkelingen zijn kun je je oprecht afvragen of het dan wel als een echt probleem ervaren wordt.

“Kun je het niet even op 1 A4 opschrijven” is de meest gehoorde kreet zodra iets mogelijk geld en tijd gaat kosten. Een terechte vraag, want als je dat nog niet kunt is het misschien nog niet duidelijk genoeg welk probleem je wilt aanpakken met elkaar. Use cases kan een handig format zijn om je uitdaging concreet te krijgen.

Ga vervolgens prioriteren, want je kunt in de samenwerking met ketenpartners nooit iedereen tegelijk bedienen. Soms moet de ene partij wat harder lopen, daarna de andere. Houdt daarbij rekening met urgent versus belangrijk. In digitaal samenwerken is het realiseren van snelle puntoplossingen de grootste faalfactor.

Pas in stap 5 komt de business case om te hoek kijken. Dat heeft ermee te maken dat de kosten en de baten in de tijd ver uit elkaar kunnen liggen. Een andere complicerende factor is dat de kosten en de baten niet altijd bij dezelfde partij liggen. In de tijd zal dat nivelleren doordat eerst de een iets meer investeert en later de ander. Van belang is het strategische thema vast te houden, want “als je doet wat je deed krijg je waarschijnlijk niet meer wat je kreeg” omdat anderen intussen wél doorontwikkelen. 

Vat het geheel tenslotte samen in een roadmap: ‘start de stoptrein’. Waarbij regelmatig in bijvoorbeeld een agile werkwijze gedeeld wordt welke waarde er voor wie gerealiseerd wordt.

Stap ‘Nul’

Ieder plan begint met een goed idee. En dat goede idee is toch vaak weer specifiek voor jouw eigen omgeving. Maar toch zit daar een patroon in, dat we geprobeerd hebben weer te geven in een figuur.

Afhankelijk of in jouw situatie data juist alles is waar het om draait, of dat bij jou data meer hetgeen is dat zorgt dat alles soepel loopt (of zou moeten lopen) ontstaat er een ander vertrekpunt. Ook maakt het verschil of je van nature met je ketenpartners al om tafel zit of dat je vooral op eigen kracht start. 

In alle gevallen bestaat er geen goed of fout, en betekent het wel iets voor de wijze waarop je jouw ontwikkelproces verder vormgeeft. Zet je het proces en de mensen centraal in de samenwerking en afstemming met ketenpartners? Of zet je de data en jouw mensen centraal in jouw voorbereiding op samenwerking met anderen?

Maatwerk

De basisstappen blijven weliswaar hetzelfde, maar de nuances zijn iedere keer weer dusdanig anders dat dat kan leiden tot een heel ander resultaat. Dit is ook precies de reden waarom Contakt Consulting een netwerk is, omdat het realiseren in verschillende context ook vraagt om goede ideeën en inspiratie voor die specifieke situatie. Met ons netwerk hebben wij snel toegang tot de bestaande praktijk en kunnen we in iedere casus toch ook tot een maatwerk invulling komen.

 

Ik ontvang graag het stappenplan met uitgebreide toelichting: 


Ron Saraber zwart wit

Meer informatie

Neem voor meer informatie contact op met Ron Saraber +31 623 917 191 of ron.saraber@contakt.nl